5.3 應用系統

遵循GB/T 31913，電子文件全生命周期中，一般經歷三種類型的系統，即業務系統、電子文件管理系統、電子文件長期保存系統。

業務系統也稱作電子文件形成辦理系統，主要為電子文件提供從形成到辦理這一過程中所涉及的業務功能，并提供與其他系統連接的數據接口。電子文件管理系統負責從業務系統中捕獲電子文件，維護文件之間、文件和業務之間的各種關聯，支持查詢利用，并以有序的、系統的、可審計的方式進行處置。 電子文件長期保存系統則以正確的和長期有效的方式維護電子文件并提供利用。