丟失的涉密文件

近期，單位經營業務不斷拓展，涉密人員、載體和設備激增，嚴小保每天忙得不可開交，一個人頂仨用。

“鈴鈴鈴，鈴鈴鈴……”一大早，嚴小保桌上的電話就響了起來，聽起來格外緊急。他馬上接起來，果然，電話那頭是單位的載體管理員小文，她焦急地說：“剛才我清點文件時發現少了兩份涉密文件，還是上級單位下發的文件，而且明天就要回收，這可怎么辦啊！”

嚴小保心中也是一驚，他定了定神，問小文：“你查了借閱記錄了嗎？”小文回答道：“啊呀，我真是太著急了，忘了還有文件借閱登記本了，你別掛電話，我現在就查。”

電話那頭響起嘩啦嘩啦的翻閱聲，“找到了！”小文激動地說，“是謝小米5個月前借走的！”嚴小保說：“那你直接去找謝小米，我馬上過去和你會合。”

嚴小保和小文前后腳趕到了謝小米的辦公室，小文一進門就拿著文件借閱登記本直奔謝小米：“你借的那兩份密件呢？”謝小米看了看登記本上自己的大名，摸摸后腦勺，一臉茫然。

嚴小保眉頭緊蹙地對謝小米說：“你仔細想想文件放哪啦，別著急！”謝小米一下子緊張起來，開始翻箱倒柜地尋找，但是一無所獲。這時，嚴小保向單位領導報告了有關情況，并立即組織全單位查找文件。

最終，兩份文件在謝小米的同事小美的保密柜中找到了。謝小米長舒一口氣，一拍腦袋說：“對啊，是小美找我借的文件，我怎么沒想起來！”嚴小保生氣地說：“涉密文件怎么能夠私自借給他人？這屬于密件橫傳啊！”

謝小米辯解道：“時間久了就忘了，小文也沒催我要，我根本記不住還有這么檔子事……”

嚴小保又轉而問小文：“為什么不及時清點涉密文件，催促借出文件及時歸還？”

小文有些委屈地說：“我每天負責那么多事，這個登記本有幾百頁厚，我要是每天都干這個，別的啥也不用干了……”

“保密觀”有話說

海恩法則指出：每一起嚴重事故的背后，必然有29起輕微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隱患。嚴小保碰上的這次涉密文件丟失風波，雖然沒有造成泄密，但卻暴露出了單位在涉密載體管理特別是使用方面存在的漏洞。

一是文件借閱者未按規定妥善保管個人手頭暫存的涉密文件。（點此復習《保密云課堂|第1課燙手的山芋：手頭暫存的涉密文件應該這樣管》）謝小米借來文件后，并未建立個人涉密載體使用管理臺賬并定期檢查，致使文件在手頭滯留長達近半年；此外，他還私自將文件借給同事，造成密件橫傳。

二是載體管理人員未履行好保密管理職責。小文未能做到定期清點涉密載體，不掌握涉密載體去向，對于借出的涉密文件沒能做到及時催還。

針對以上問題，可以從宣傳教育和科技手段兩方面堵住涉密載體管理的漏洞。

一方面，通過保密宣傳教育，提升干部職工的保密意識和保密常識。

要強化干部職工遵章守紀的自覺性，意識到遵守保密規章制度對于自身來說，是最可靠的安全保護措施，要讓保密成為一種內心自覺，使人人樹立正確的保密觀，從而扭轉松懈的保密管理氛圍。要讓干部職工熟練掌握國家秘密載體保密管理要求。比如閱讀和使用秘密載體，應當辦理登記、簽收手續；借用的涉密載體應按規定妥善保管；管理人員應定期清點核對涉密載體保存情況，隨時掌握涉密載體去向等等。

另一方面，有條件的單位可以依靠保密科技手段，實現涉密載體電子化全生命周期管理，降低涉密載體管理的保密風險隱患，使得保密管理達到事半功倍的效果。

一是建設保密管理系統。結合機關、單位自身保密管理和業務管理的實際需求，抓住保密工作“痛點”進行系統建設。實現軟件統一選型，確保全單位數據動態統一，管理制度、流程一致；系統的用戶、組織機構、權限、臺帳等數據梳理要準確，確保業務流程可行。要根據管理要求適時對系統進行完善和改進，確保系統的有效性、可用性。

二是確保干部職工熟練使用。可采取集中培訓、視頻講解、使用手冊等多種形式，讓用戶接受、使用系統；培訓過程選好切入點，分模塊逐步推進，給用戶以適應期，最終達到單位上下熟練使用管理系統開展工作的目標。比如案例中系統可以提示謝小米借閱的密件快到歸還時間了；小文通過系統查看文件借用情況，可以按時催促謝小米歸還涉密載體；嚴小保可以通過系統查看整個單位的涉密載體留存情況，有針對性地進行保密檢查等等。

三是建立保密管理系統使用獎懲機制。將保密管理系統的使用納入保密管理制度要求，作為保密管理的一部分，而不僅僅是一種輔助手段。對系統使用情況進行考核評價，督促激勵全單位熟練使用管理系統推進保密工作開展。